Учет кадров и формирование фонда оплаты труда

Основным объектом учета, в том числе кадрового, в программе является сотрудник. Под сотрудниками в программе понимаются как работники, с которыми оформлены трудовые отношения (трудовой договор), так и договорники – подрядчики и авторы, с которыми оформлены гражданско-правовые отношения (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа). Список сотрудников ведется в одноименном справочнике.

В программе регистрируются кадровые приказы, имеется возможность формирования их унифицированных печатных форм. В приказах указываются все условия труда сотрудников, в том числе условия его оплаты.

С одним и тем же человеком может быть заключено несколько трудовых договоров – как одновременно (т. е. оформлено совместительство, при этом не только в разных организациях, но и внутри одной), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь).

При этом информация о человеке как о личности (о «физическом лице», т. е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т. п.) не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т. п.) будет отличаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора.

В программе под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т. п.).

Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно в специальном справочнике физических лиц хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные.

Такой принцип хранения информации в программе связан не только с тем, что не требуется заново вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора, а при изменении вносить их в нескольких местах. Другая причина, например, в том, что согласно Налоговому кодексу РФ налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Также «сводно» по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах.

Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу могут соответствовать несколько сотрудников, если с ним было заключено несколько трудовых договоров.

Недопустимо, чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но и несколькими различными физическими лицами, что можно назвать «дублированием физических лиц». Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ и некорректному формированию отчетности.

Помимо трудовых договоров с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В программе такие договоры могут быть оформлены также с сотрудником, работающим по трудовому договору. То есть если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не потребуется регистрировать сотрудника для оформления договора ГПХ.

Примечание

В программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками или договорниками. Информация о таких лицах заносится только в справочник физических лиц.

Способы создания сотрудников в программе

При добавлении в программу нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо, и оно «привязывается» к сотруднику.

Личные данные человека при этом можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него.

Если требуется зарегистрировать оформление другого трудового договора с этим человеком, то можно создать нового сотрудника из раздела Работа карточки соответствующего физического лица.

Если же с целью регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющихся ФИО программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе, и предложит выбрать его. При выборе произойдет «привязывание» этого физического лица к вводимому сотруднику. Таким образом программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц.

В карточке сотрудника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, «отвязать» одно физическое лицо и «привязать» другое. Поэтому рекомендуется вводить «повторных» сотрудников из карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц.

При первой регистрации трудового договора с человеком допускается сначала создать соответствующее физическое лицо, а затем уже из карточки этого физического лица создать сотрудника. Этот способ следует использовать с осторожностью, поскольку он может привести к дублированию физических лиц.

Если дублирование все же было допущено, то объединить карточки физических лиц можно с помощью специального помощника Объединение личных карточек.

Создания сотрудника недостаточно для регистрации в программе его приема на работу по трудовому договору. Для завершения оформления необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Документ можно ввести непосредственно из карточки сотрудника. Если требуется сформировать приказ по форме Т-1а, то можно оформить прием сразу нескольких сотрудников с помощью документа Прием на работу списком.

Примечание

Карточка сотрудника

При оформлении нового сотрудника в его карточке в первую очередь необходимо указать организацию, с которой оформляется трудовой договор.

Примечание

Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то в карточке указывается головная организация этого подразделения. Само подразделение необходимо будет указать в кадровом приказе.

Непосредственно в карточке указываются основные личные данные: фамилия, имя и отчество, дата рождения, пол, номера ИНН и СНИЛС.

Примечание

Другие личные данные указываются в отдельной форме, которая открывается по одноименной ссылке Личные данные. Они рассмотрены в следующем разделе «Карточка физического лица».

Если выбрана возможность воинского учета, то по ссылке Воинский учет можно ввести данные о военной обязанности сотрудника. Подробнее рассмотрено в главе Ведение воинского учета.

Табельный номер формируется программой при записи нового сотрудника автоматически, как следующий по порядку за последним, который уже есть в программе. При необходимости его можно отредактировать вручную.

Непосредственно из карточки сотрудника можно оформить различные документы и сформировать печатные формы, в том числе личную карточку по унифицированной форме Т-2.

Некоторые данные, которые используются в том числе для заполнения этой карточки, вводятся по ссылкам Образование, квалификация; Семья и Трудовая деятельность.

Примечание

В форме ввода информации о трудовой деятельности также могут вводиться данные о стаже и северной надбавке, которые используются при расчете зарплаты и пособий.

Если в программе регистрируется несколько трудовых договоров с сотрудником, т. е. для одного человека создается несколько сотрудников, то, для того чтобы быстро различать их, можно задать произвольную строку, дополняющую представление (название) сотрудника. Например, для совместителя можно указать «(совм.)», а если сотрудник принимается повторно после увольнения, то для уволенного ранее сотрудника можно указать «(увол.)». Также в настройках кадрового учета предусмотрена настройка представления сотрудников в отчетах и документах, благодаря которой наименование может дополняться автоматически.

Уволенных сотрудников дополнительно можно «поместить в архив» с помощью специального флажка. Тогда по умолчанию этот сотрудник не будет показываться в списках.

После регистрации в программе трудовых отношений с сотрудником (рассмотрено далее) в карточке становятся доступны ссылки для указания дополнительных сведений, влияющих на учет:

Страхование – см. главу Страховые взносы и отчетность в фонды;

Выплаты, учет затрат – см. главу Выплата зарплаты;

Налог на доходы – см. главу НДФЛ и отчетность в ФНС.

Кроме того, становятся доступны ссылки на разделы карточки для просмотра кадровой информации, сведений о начислениях и отсутствиях и для ввода документов, которые рассмотрены далее в соответствующих главах.

Карточка физического лица

Если человек оформлен в программе как сотрудник, то все его основные личные данные доступны непосредственно в карточке сотрудника (рассмотрено выше). Это такие данные, как ФИО, дата рождения, пол, номера ИНН и СНИЛС.

Остальные личные данные доступны по ссылке Личные данные карточки сотрудника. Это сведения о месте рождения, гражданстве, удостоверяющих личность документах, а также контактная информация.

Поэтому для физического лица, которое оформлено в программе как сотрудник, может потребоваться обращаться только к разделу карточки физического лица Работа. На ней отображается информация о нем как о сотруднике или сотрудниках (других рабочих местах).

Если сведения о человеке первоначально были введены не в справочник сотрудников, а непосредственно в справочник физических лиц, то информация о человеке как о сотруднике не отображается, так как в программе ее нет.

Можно ввести информацию о человеке как о сотруднике (создать нового сотрудника) по команде Новое место работы.

Помимо трудовых отношений и отношений в рамках договоров на выполнение работ, авторских договоров человек может иметь и другие отношения с предприятием. Например, он может быть акционером и получать дивиденды или доходы по прочим договорам (аренды и т. п.). Такие выплаты можно зарегистрировать в программе специальными документами, которые рассмотрены в главе Натуральные и незарплатные доходы. Также лицо может являться раздатчиком зарплаты и указываться в ведомостях на выплату (см. главу Выплата зарплаты). В таких документах по умолчанию для выбора предлагаются лица, для которых указано, что они имеют соответствующие взаимоотношения с организацией. Указать это можно заранее в карточке физического лица на закладке Работа по ссылке Изменить эту информацию.

Примечание

В таких документах имеется возможность выбрать любого человека и из полного списка физических лиц. Если лицо было выбрано, то для него автоматически указывается, что оно имеет соответствующие взаимоотношения с организацией, что отражается в его карточке. И в следующий раз оно будет доступно для выбора по умолчанию, без необходимости выбирать его из всего списка физических лиц.

После создания сотрудника в программе для завершения его оформления по трудовому договору необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора.

Изменить любые из назначенных условий можно с помощью документа Кадровый перевод, а если изменяются только условия оплаты труда, то можно воспользоваться одноименным документом Изменение оплаты труда.

Во всех этих документах помимо других условий редактируются плановые начисления сотрудника – они являются основной составляющей его заработной платы и формируют плановый фонд оплаты труда сотрудника.

Прием на работу

Для регистрации факта заключения трудового договора с сотрудником и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1 предназначен документ Прием на работу. В документе указываются все основные условия труда.

Кроме того, предусмотрен документ Прием на работу списком, который предназначен для регистрации приема на работу нескольких сотрудников и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Прием на работу.

Место работы характеризуется в программе организацией и ее подразделением.

Примечание

Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то его следует указать в качестве организации.

Если в программе ведется учет по территориям, то дополнительно можно указать территорию, на которой будет выполняться работа.

Трудовая функция описывается должностью (позицией штатного расписания). Если ведется штатное расписание, то большинство условий приема на работу автоматически заполняются согласно условиям позиции, но могут быть изменены непосредственно в документе.

Примечание

Если при настройке программы выбрана возможность использования тарифных групп, то помимо должности для сотрудника может указываться его фактический разряд согласно тарифной группе, указанной для должности или позиции штатного расписания, если оно ведется (подробности см. далее в разделе «Использование тарифных групп»).

В качестве вида занятости указывается, является ли данное место работы для сотрудника основным, или же сотрудник оформлен на нем на условиях совместительства в этой же организации (внутреннее) либо в другой, в том числе входящей в само предприятие (внешнее). Вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении пособий, формировании отчетности.

Режим рабочего времени описывается графиком работы. Подробнее о графиках см. в главе Учет времени.

Условия оплаты труда описываются набором плановых (постоянных) начислений, размером их показателей. Также могут указываться сведения, используемые при пересчете тарифных ставок сотрудника. Подробнее эти вопросы рассмотрены далее, в разделе Приемы и переводы.

Если при выборе используемых возможностей программы указано, что на предприятии практикуется работа на неполных ставках, то доступно указание их количества.

Количество ставок (штатных единиц), на которые принимается сотрудник, используется при ведении штатного расписания. Оно позволяет понять, сколько в штатном расписании осталось вакантных ставок, и используется при построении отчета по штатной расстановке. Кроме того, количество ставок используется при формировании сведений персонифицированного учета для ПФР (в качестве параметра льготного стажа). Количество ставок также может влиять на расчет начислений сотрудников, если для работающих неполное рабочее время сотрудников не указан соответствующий график работы.

Дополнительно при приеме на работу указывается способ расчета аванса, который будет использоваться при оформлении его выплаты сотруднику (подробнее см. главы Межрасчетные начисления и выплаты и Выплата зарплаты).

В документе можно указать ежегодные отпуска, которые положены сотруднику. Подробнее см. главу Отпуска, командировки и прочие отсутствия.

Начиная с указанной в документе даты приема сотруднику будут выполняться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Дата, по которую сотрудник принимается на работу, в отличие от даты приема, используется только в печатных формах, а также при учете права сотрудника на отпуск. Факт прекращения действия трудового договора необходимо будет зарегистрировать документом Увольнение.

Продолжительность испытательного срока, номер и дата трудового договора, а также текстовое описание условий труда используются только для указания в печатных формах.

Если в программе ведется штатное расписание, то доступна команда, которая позволяет проверить документ на соответствие ему. При проведении документ проверяется автоматически, если в программе выбрана такая возможность.

Примечание

Кадровый перевод

Документом Кадровый перевод регистрируется изменение любых условий труда сотрудника (кроме организации), в том числе временное:

■ перемещение в другое подразделение, в том числе обособленное, выделенное на отдельный баланс;

■ изменение должности (позиции), количества занимаемых штатных единиц;

■ изменение разряда (категории);

■ изменение вида занятости (например, с совместительства на основное место работы);

■ изменение графика работы;

■ изменение условий оплаты труда;

■ изменение способа расчета или размера аванса, полагающихся ежегодных отпусков.

Возможно изменение как одного, так и нескольких условий одновременно. Для того чтобы появилась возможность редактировать условия, следует установить флажок возле требуемого вида условий. После этого появится возможность указать новые условия этого вида.

Доступно формирование приказа по унифицированной форме Т-5.

Любые условия, в том числе график работы, могут быть изменены с любой даты месяца. Если график меняется среди месяца, а новый график существенно отличается от текущего, то расчет начислений, зависящих от нормы времени, в этом месяце может не дать ожидаемого результата. В таком случае можно ввести документ Индивидуальный график, который установит на этот месяц норму, складывающуюся из норм двух графиков. Если в настройках программы выбрана соответствующая возможность, то в документе будет доступна ссылка для ввода индивидуального графика. Тогда изменение графика может быть произведено только после того, как сотруднику будет введен индивидуальный график на этот месяц.

В случае изменения начислений таблица автоматически заполняется действующими плановыми начислениями сотрудника. Их нельзя непосредственно удалить из таблицы, но при необходимости можно отметить как отмененные.

Размер фонда оплаты труда (ФОТ) может зависеть от нормы времени согласно графику работы. Поэтому при смене графика предлагается пересчитать ФОТ, даже если начисления сотрудника изменять не предполагается.

Подробнее вопросы редактирования условий оплаты труда и ФОТ рассмотрены далее, в разделе 5.2.4 «Назначение и изменение плановых начислений».

Примечание

Кроме того, предусмотрен документ Кадровый перевод списком, который предназначен для изменения условий работы нескольких сотрудников и печати соответствующего приказа по форме Т-5а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Кадровый перевод.

Также доступен документ Изменение графика работы списком, который предназначен для массового перевода сотрудников на другой график работы (например, на неполную рабочую неделю в связи с временным снижением объем производства).

Изменение оплаты труда

Документ Изменение оплаты труда предназначен для изменения действующих плановых начислений сотрудника и других условий оплаты его труда, а также порядка расчета его аванса. Изменения можно внести с любой даты на постоянный срок.

Он позволяет не прибегать к вводу документа Кадровый перевод в том случае, если сотруднику требуется изменить только такие условия.

Вопросы редактирования условий оплаты труда рассмотрены в следующем разделе, вопросы выплаты аванса – в главах Межрасчетные начисления и выплаты и Выплата зарплаты.

Назначение и изменение плановых начислений

При оформлении приема сотрудника на работу документом Прием на работу условия оплаты его труда можно описать перечнем начислений, а также размером показателей этих начислений.

Примечание 1

Примечание 2

Эти начисления будут автоматически производиться сотруднику ежемесячно или с другой периодичностью при окончательном расчете зарплаты (подробнее – в главе Расчет зарплаты и взносов).

Другими словами, основная составляющая системы (формы) оплаты труда сотрудника формируется (описывается) в программе перечнем его плановых начислений.

Если условия оплаты труда сотрудника изменяются, то назначенные ему однажды начисления или размеры их показателей можно изменить с помощью рассмотренных выше документов Кадровый перевод и Изменение оплаты труда. Таблица плановых начислений в этих документах автоматически заполняется всеми действующими плановыми начислениями сотрудника. В ней можно добавить новое плановое начисление, отменить действующее или изменить значения его показателей.

Примечание

Кроме того, изменение плановых начислений сотрудника производится при оформлении отпуска по уходу за ребенком соответствующими документами. Подробнее см. главу Больничные листы и другие пособия, оплачиваемые ФСС.

В программе уже предусмотрены некоторые наиболее распространенные виды начислений. При необходимости состав начислений может быть расширен (см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»).

Повременная и сдельная оплата

Помимо непосредственно расчета и регистрации сумм, следующие повременные и сдельные начисления используются также в целях учета рабочего времени сотрудника.

Оплата по окладу. Указывается размер месячной тарифной ставки (оклада) за полностью отработанный месяц. При расчете результата время учитывается в днях.

Оплата по окладу (по часам). От оплаты по окладу отличается только тем, что при расчете учитывается время в часах. Начисление доступно, если при выборе возможностей программы указано, что используется почасовая оплата.

Оплата по часовому тарифу. Указывается размер часовой тарифной ставки. Начисление доступно, если при выборе возможностей программы указано, что используется почасовая оплата.

Оплата по дневному тарифу. Указывается размер дневной тарифной ставки. Начисление доступно, если при начальной настройке программы указано, что используется подневная оплата труда.

Сдельный заработок (для работающих по часовому тарифу). Указывается размер часовой тарифной ставки. При расчете результата будет учитываться также выработка, введенная специальным документом Сдельные работы (он рассмотрен в главе Ввод данных для расчета зарплаты). Начисление доступно, если при выборе возможностей программы указано, что используются почасовая оплата и сдельный заработок.

Сдельный заработок (для работающих по окладу). От аналогичного начисления (для работающих по часовому тарифу) отличается тем, что указывается размер месячной тарифной ставки (оклада) за полностью отработанный месяц. Начисление доступно даже в том случае, если не используется почасовая оплата.

Особенности учета сдельной зарплаты см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Примечание 1

Размеры всех тарифных ставок задаются в рублях с точностью, указанной при начальной настройке программы. Например, если не было указано, что оклад задается с точностью до копеек, то можно будет ввести размер оклада только в целых рублях. Настройки точности можно изменить (см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»).

Примечание 2

Если используются тарифные группы, то размеры тарифных ставок по умолчанию заполняются с учетом тарифов, утвержденных для группы.

Надбавки, премии и компенсационные выплаты

Следующие начисления доступны только в том случае, если при начальной настройке программы были выбраны соответствующие возможности.

Надбавка за выслугу лет. Надбавка не требует ввода значений показателей. Настройка зависимости процента надбавки от стажа сотрудника производится при начальной настройке программы.

Примечание

Помимо этой надбавки для выбора доступны все виды надбавок (рассчитываемых процентом или задаваемых суммой), которые были перечислены при начальной настройке программы. Также доступны компенсационные выплаты, которые были перечислены с порядком начисления «Ежемесячно».

Премия ежемесячная процентом. Указывается процент премии. При расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за текущий или прошлый месяц – в зависимости от того, что было указано при начальной настройке программы.

Премия ежемесячная суммой. Указывается сумма премии в рублях. Результат будет рассчитан с учетом фактически отработанного сотрудником времени (в днях).

Если при начальной настройке программы было указано, что на предприятии регулярно начисляются премии по итогам работы за год или за квартал и выбран месяц (для годовой премии) или месяцы (для квартальной премии), то эти премии будут доступны для назначения в качестве плановых. Такие премии будут автоматически начисляться при окончательном расчете только в выбранных месяцах. В месяцах, которые выбраны не были, они начисляться не будут, даже несмотря на то что назначены в качестве плановых начислений.

Премия за год (процентом). Указывается процент премии. При расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за год (текущий, если премия начисляется в декабре, предыдущий – в остальных случаях).

Премия за квартал (процентом). Указывается процент премии. При расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за предыдущий квартал.

Премия за квартал (суммой) и Премия за год (суммой). Указывается сумма премии в рублях. Эта сумма будет начислена в полном размере, без учета фактически отработанного сотрудником времени.

Районный коэффициент и северная надбавка

Если в карточке организации указано, что начисляется надбавка по районному коэффициенту и указан отличный от 1 районный коэффициент, то в документах по этой организации доступно поле для указания размера районного коэффициента, надбавка по которому будет назначена сотруднику. По умолчанию поле заполнится коэффициентом, указанным для организации, и сотруднику будет назначено соответствующее плановое начисление. Имеется возможность изменить величину коэффициента непосредственно для сотрудника, которому назначаются начисления, вплоть до 1.

Аналогично, если в карточке организации указано, что начисляется северная надбавка и указаны соответствующие территориальные условия ПФР, то в документах по этой организации показывается поле с процентом северной надбавки на дату назначения плановых начислений, и эта надбавка будет назначена сотруднику в качестве планового начисления.

Примечание

В регионе может применяться надбавка за особые климатические условия, но территориальные условия в отчетности для ПФР при этом могут не выделяться (например, Республика Хакасия). В таком случае для задействования возможности начисления надбавки следует выбрать территориальные условия «Прочие территории с особыми климатическими условиями» (ПРОЧ). Такие условия не будут влиять на заполнение отчетности в ПФР.

Процент северной надбавки в программе может изменяться автоматически в зависимости от стажа сотрудника. Правила назначения и изменения процента редактируются в специальном калькуляторе северной надбавки, который доступен по ссылке рядом с полем процента северной надбавки, а также из карточки сотрудника в разделе Трудовая деятельность.

Таким образом, надбавка по районному коэффициенту и северная надбавка не редактируются вместе со всеми плановыми начислениями в основной таблице, а показываются в отдельных полях документов.

Примечание 1

Если в организации есть обособленные подразделения и плановые начисления редактируются в документе по такому подразделению, то при назначении надбавки по районному коэффициенту и северной надбавки учитываются сведения, указанные в карточке этого подразделения.

Примечание 2

Начисления, к которым будут применяться все виды процентных надбавок, премий, районный коэффициент и т. п., определяются автоматически. Их список можно просмотреть и при необходимости отредактировать в карточке начисления. В ней же можно изменить и другие настройки начислений.

Надбавка за вредные условия труда

При выборе возможностей программы можно указать, что на предприятии применяется надбавка за вредность, а в карточке должности – что при работе на ней полагается такая надбавка. Тогда при оформлении на такую должность сотруднику автоматически назначается эта надбавка. Ее процент также редактируется не вместе с остальными плановыми начислениями, а в отдельном поле рядом с этой таблицей.

Оплата в натуральной форме

Если при начальной настройке программы было указано, что на предприятии применяется оплата труда в натуральной форме, то становится доступно соответствующее начисление Оплата в натуральной форме. При его назначении указывается денежное выражение натуральной оплаты, которое будет ежемесячно начисляться сотруднику пропорционально отработанному им времени в днях с целью обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Примечание

Следует различать доходы в натуральной форме и оплату труда в натуральной форме, применяемую, как правило, на сельхозпредприятиях. Доходы в натуральной форме можно зарегистрировать с помощью документа, рассмотренного в главе Натуральные и незарплатные доходы.

Прочие плановые начисления

Помимо всех перечисленных видов начислений для назначения в качестве плановых могут быть доступны начисления, которые были добавлены самостоятельно с назначением Повременная оплата труда и надбавки, Сдельная оплата труда, Компенсационные выплаты, Оплата труда в натуральной форме, Материальная помощь, Премия, Доход в натуральной форме, а также Прочие начисления и выплаты, выполняемые ежемесячно или в перечисленных месяцах.

Примечание

Таким образом, плановыми могут быть назначены не все виды начислений, предусмотренные в общем списке начислений. Для остальных начислений предусмотрен другой способ их выполнения. Они могут выполняться как в межрасчетный период, так и только при окончательном расчете зарплаты, как и плановые начисления. Такие начисления рассматриваются в главе Межрасчетные начисления и выплаты, главе Ввод данных для расчета зарплаты, главе Учет времени, главе Расчет зарплаты и взносов.

Если при настройке программы была выбрана возможность использования нескольких тарифных ставок для одного сотрудника (независимых показателей), то, помимо назначения сотруднику плановых начислений и указания размеров их показателей, в отдельной таблице можно указать размеры постоянных показателей, не используемых в плановых начислениях. Такие показатели могут использоваться в начислениях, выполняемых другим способом. Подробно вопросы использования дополнительных тарифных ставок и независимых показателей рассматриваются далее в разделе 5.2.7 «Использование нескольких тарифных ставок для одного сотрудника».

На предприятии может возникнуть необходимость использования индивидуальных правил пересчета тарифных ставок сотрудников. В таком случае при определении условий оплаты труда можно установить порядок пересчета, отличный от порядка, установленного для всех сотрудников. Кроме того, при настройке программы может быть указано, что при пересчете ставки сотрудника следует использовать так называемую совокупную тарифную ставку (определяемую несколькими показателями). Если в составе редактируемых плановых начислений присутствуют начисления с несколькими показателями, определяющими такую ставку, то появляется возможность просмотреть автоматически определенный размер ставки и при необходимости изменить его. Подробно вопросы использования совокупной тарифной ставки рассматриваются далее в разделе 5.2.6 «Совокупная тарифная ставка сотрудника».

Примечание

Плановые удержания регистрируются в программе отдельными специализированными документами, которые рассматриваются в главе Назначение удержаний.

Плановый фонд оплаты труда сотрудника

В некоторых случаях предприятию может потребоваться информация о том, какая сумма будет начислена сотруднику в некотором месяце, если он отработал месяц полностью, по норме, без каких-либо отклонений (например, для анализа фонда оплаты труда по всей организации или подразделению или для заполнения каких-либо карточек по конкретному сотруднику).

В программе для таких целей имеется возможность планировать фонд оплаты труда (ФОТ) сотрудника на основании его плановых начислений непосредственно при их назначении или изменении. Определение планового ФОТ сотрудника производится программой по возможности автоматически с учетом сведений, известных на момент назначения начислений. Для начислений, вклад в ФОТ которых не может быть автоматически определен в момент их назначения, предоставляется возможность редактировать его вручную в соответствии с принятыми в конкретной организации подходами к планированию.

Контролировать и редактировать ФОТ, определенный программой, не обязательно. Его размер не используется непосредственно при расчете зарплаты сотрудника. Планировать ФОТ следует лишь в случае, если есть потребность в полной мере использовать предоставляемые программой возможности, в которых задействуется размер ФОТ сотрудников:

■ проводить различного рода анализы с помощью специализированных аналитических отчетов (рассмотрены далее в разделе 5.7 «Отчеты по кадрам и плановому фонду оплаты труда»);

■ выплачивать сотрудникам аванс процентом от тарифа (рассмотрено в главе Выплата зарплаты);

■ определять размер доплаты, назначаемой сотруднику за совмещение должностей, исполнение обязанностей (рассмотрено далее в разделе Прочие изменения условий труда);

■ использовать при пересчете тарифной ставки сотрудника совокупную тарифную ставку, в состав которой входят процентные и другие показатели (рассмотрено в разделе Приемы и переводы).

ФОТ сотрудника складывается из вклада каждого из его плановых начислений, в карточках которых отмечено, что их следует включать в ФОТ. Размер вклада начисления в ФОТ по возможности определяется программой автоматически. Расчет производится с учетом этой информации теми же способами, какими он будет производиться при окончательном расчете зарплаты сотрудника.

При расчете вклада в ФОТ для повременных начислений, могут учитываться, помимо размера тарифной ставки, среднемесячные показатели времени из графика работы сотрудника. Настройка графиков рассмотрена в главе Учет времени.

При расчете вклада в ФОТ для процентных начислений помимо размера процента учитывается то, к каким начислениям должен применяться этот процент, и процент применяется к вкладу в ФОТ этих начислений.

При расчете вклада в ФОТ для начислений, зависящих от стажа (например, надбавки за выслугу лет или северной надбавки), учитываются введенные ранее данные о стаже сотрудника: используется стаж на момент расчета ФОТ таких надбавок (на дату, с которой назначается начисление).

Примечание

Возможность ручного редактирования вклада в ФОТ имеется только для начислений, для которых он не может быть автоматически рассчитан на момент их назначения. Это такие начисления, как сдельная оплата, премия процентом по прошлому месяцу и др.

Примечание

Если плановое начисление сотрудника зависит от сведений, которые меняются независимо от изменения самих плановых начислений (например, используется показатель, значение которого устанавливается в целом для организации), то при изменении таких сведений автоматический перерасчет ФОТ не производится.

Размер ФОТ рассчитывается и доступен для просмотра или редактирования также во всех документах, которые изменяют плановые начисления сотрудника (рассмотрены далее).

В программе предусмотрен сервисный инструмент Пересчет планового ФОТ (раздел Зарплата – Сервис). Им можно воспользоваться, если плановый ФОТ сотрудника по какой-то причине оказался неточным – будет произведен его пересчет по имеющимся в программе данным.

Совокупная тарифная ставка сотрудника

При расчете некоторых начислений в программе может потребоваться выполнить пересчет тарифной ставки сотрудника. Например, если сотруднику назначен оклад (месячная тарифная ставка), а ему требуется оплатить ночные часы, для чего необходимо определить стоимость часа его работы.

По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его «основного» (повременного) начисления, например оклада по дням. А если помимо оклада сотруднику назначена, например, надбавка, то она при пересчете учтена не будет и, к примеру, доплата за работу в ночные часы будет рассчитана только исходя из оклада сотрудника. При этом если надбавка рассчитывается процентом, то, напротив, процент может быть применен к доплате за работу в ночные часы и в итоге сумма рассчитанной надбавки и доплаты за ночные часы даст желаемый результат.

Однако методика расчетов, применяющаяся на предприятии, может не допускать такого способа расчета, или же вообще надбавка, как и оклад, может назначаться сотруднику суммой. В таком случае в программе можно использовать при расчетах так называемую совокупную тарифную ставку, которая будет учитывать не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления. Для этого в настройках программы необходимо отметить показатели, используемые в начислениях, которые требуется учитывать при пересчете тарифной ставки сотрудника. Например, процент или сумму надбавки.

Примечание

Если в качестве показателя, определяющего состав совокупной ставки сотрудника, выбран процентный показатель, то из состава расчетной базы начисления, где этот показатель используется, может потребоваться исключить начисления, при расчете которых производится перерасчет ставки.

Если при назначении сотруднику плановых начислений среди них окажутся несколько начислений, в которых используются показатели, выбранные как составляющие его совокупную тарифную ставку, то в документе появится возможность ее указать.

При этом размер совокупной тарифной ставки определяется программой автоматически как вклад в ФОТ таких начислений. При необходимости ее можно отредактировать непосредственно.

В дальнейшем именно размер такой совокупной тарифной ставки будет использоваться при расчете начислений, расчет которых требует пересчета ставки.

Подробнее о порядке пересчета ставки см. главу Расчет зарплаты и взносов.

Совокупная ставка рассчитывается и доступна для редактирования также в других документах, которыми изменяются показатели расчета (рассмотрены далее).

Использование нескольких тарифных ставок для одного сотрудника

Помимо плановых в программе предусмотрено использование начислений, которые так же, как и плановые, будут выполняться при окончательном расчете зарплаты сотрудника. Но такие начисления выполняются не безусловно, а только если отдельными специальными документами Данные для расчета зарплаты были введены значения используемых при их расчете показателей или сведения об отработанном сотрудником времени определенного вида, за работу в которое положено это начисление. Если такие сведения не введены, то начисления выполнены не будут.

Наряду с вводимыми ежемесячно (или с другой периодичностью) показателями в таких начислениях могут использоваться показатели, значения которых индивидуальны для сотрудника и изменяются относительно редко (т. е. действуют постоянно с момента ввода, пока не будут изменены или отменены). При этом такие показатели не используются в начислениях сотрудника, назначаемых в плановом порядке.

Если при настройке программы выбрана возможность использования таких постоянных, независимых от плановых начислений показателей (Используется нескольких тарифных ставок для одного сотрудника), то в отдельной от плановых начислений таблице можно задать или изменить их значения. Как и для плановых начислений, в документах, их изменяющих, можно отменить действие таких постоянных показателей, если для сотрудника использовать их значение больше не требуется.

Использование тарифных групп

Если на предприятии практикуется использование тарифных групп (также называемых тарифными сетками), то при задействовании соответствующей возможности программы в ней можно описать эти группы и использовать их при назначении оплаты сотрудникам.

Тарифные группы перечисляются в одноименном справочнике. Размеры тарифов для разрядов конкретной тарифной группы вводятся или изменяются документом Утверждение тарифной группы.

Примечание

Если изменяются тарифы группы, которая уже была утверждена ранее и уже используется, то в этом же документе автоматически вносятся изменения в начисления. При этом регистрируется индексация заработка, если используется такая возможность программы.

Тарифную группу можно указать для должности (или позиции штатного расписания, если оно ведется). Тогда при оформлении сотрудника на эту должность (позицию) можно будет указать его разряд согласно этой группе. Размер тарифа сотрудника при этом будет установлен согласно размеру, соответствующему этому разряду в тарифной группе.

Если разряд сотрудника изменяется, то это событие можно отразить документом Изменение квалификационного разряда, в результате чего изменится и размер оплаты труда сотрудника.

Возможность указывать разряды для позиций штатного расписания напрямую не связана с возможностью использовать тарифные группы и указывать фактические разряды сотрудников. Другими словами, для позиции штатного расписания может быть запланирован один разряд, а фактически сотрудник, занимающий эту позицию, выполняет работы по другому разряду.

В программе можно зарегистрировать изменения различных условий труда сотрудника, указанных при приеме на работу, с помощью специализированных документов. Поддерживается отражение некоторых сценариев массового изменения условий труда (нескольким сотрудникам сразу). Далее рассмотрены предназначенные для этого документы программы.

Совмещение должностей

Документ позволяет назначить сотруднику доплату при совмещении им профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Документ доступен, если выбрана соответствующая возможность программы.

Доплата может быть установлена на определенный срок или бессрочно – сотруднику назначается соответствующее плановое начисление, которое затем учитывается при окончательном расчете зарплаты. Дата окончания доплаты включается в срок, на который назначается доплата.

В документе уточняется причина, по которой сотруднику назначается доплата. От нее зависит порядок расчета доплаты, также она учитывается при формировании печатных форм: приказа и дополнительного соглашения.

При указании любой из причин размер доплаты может быть установлен определенной суммой, введенной вручную. Однако эта сумма может быть рассчитана при назначении и автоматически (с возможностью ручной корректировки) в соответствии с наиболее популярными способами расчета.

Примечание 1

Предполагается, что приказом устанавливается сумма доплаты из расчета на целый месяц. При расчете фактической суммы доплаты она будет пересчитана исходя из фактически отработанного в месяце времени в днях.

Примечание 2

Имеется возможность изменить способ расчета доплаты или создать несколько разных видов доплат. Если в программу был добавлен собственный вид доплаты за совмещение, то в документе необходимо выбрать доплату нужного вида.

Документ можно ввести на основании зарегистрированного отсутствия сотрудника (отпуск, командировка и т. п.), если исполнение его обязанностей передается другому сотруднику с установлением доплаты.

Если назначенная на определенный срок доплата отменяется досрочно, то этот факт в программе регистрируется отдельным документом Отмена совмещения. Его можно ввести на основании приказа о совмещении. Также его можно ввести для прекращения доплаты, назначенной бессрочно.

Приказ на доплату до среднего заработка

Документ позволяет назначить сотруднику доплату при временном переводе на менее оплачиваемую работу и в других аналогичных случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Документ доступен, если выбрана соответствующая возможность программы.

На указанный срок сотруднику назначается соответствующее плановое начисление, которое затем учитывается при окончательном расчете зарплаты.

Примечание 1

Имеется возможность создать несколько разных видов доплат (например, если согласно коллективному договору применяются доплаты с разным расчетным периодом среднего заработка). Если в программу был добавлен собственный вид доплаты, то в документе необходимо выбрать доплату нужного вида.

Примечание 2

Назначение доплаты может приводить к изменению ФОТ сотрудника, которому она назначается. Новый размер ФОТ можно просмотреть и отредактировать по соответствующей ссылке.

Если назначенная на определенный срок доплата отменяется досрочно, то этот факт в программе регистрируется отдельным документом Отмена доплаты до среднего заработка. Его можно ввести на основании исходного приказа о доплате.

Индексация заработка

Документ предназначен для отражения факта повышения заработной платы сотрудников всей организации или ее подразделения в результате индексации их тарифных ставок (окладов) с начала определенного месяца. При этом такая индексация в дальнейшем будет учитываться при расчете среднего заработка для отпусков, командировок и т. п. в соответствии с законодательством.

Документ доступен, если выбрана соответствующая возможность программы.

Индексируемые показатели заполняются автоматически в соответствии с ранее введенными документами индексации, а если они еще не вводились, то всеми видами тарифных ставок: месячной (оклад), дневной и часовой (если такие показатели есть в программе, т. е. была выбрана соответствующая возможность). Можно редактировать состав показателей вручную.

После выбора индексируемых показателей и указания коэффициента индексации документ можно автоматически заполнить сотрудниками выбранной организации (и подразделения), для которых на начало месяца индексации действуют выбранные показатели. Также список сотрудников можно отредактировать вручную.

Новый размер показателя рассчитывается согласно введенному коэффициенту. При необходимости размер можно отредактировать, при этом будет определен персональный коэффициент индексации для соответствующего сотрудника.

Примечание

Имеется возможность указать способ округления индексируемых показателей: без округления, до десяти рублей и т. п. Также можно изменить настройки предлагаемых способов округления (в сторону увеличения или уменьшения и т. п.) непосредственно в карточке этого способа или добавить и настроить новые способы в одноименном справочнике.

Согласно новому размеру показателя рассчитывается плановый фонд оплаты труда сотрудника. Рассмотреть подробности расчета и при необходимости отредактировать его можно в отдельной форме, вызываемой по ссылке.

После заполнения документа из него можно сформировать печатную форму приказа об индексации заработка.

При проведении документа регистрируются новые значения показателей с начала указанного месяца, а также коэффициенты индексации, которые впоследствии будут учитываться при расчете среднего заработка.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменения, то документ можно ввести на основании предварительно оформленного документа Индексация штатного расписания.

Изменение плановых начислений

Документ Изменение плановых начислений предназначен для отражения изменения условий оплаты труда (плановых начислений) нескольких сотрудников, в том числе временного.

Его ввод предполагается, например, для всех сотрудников, занимающих определенную позицию штатного расписания, при изменении начислений для этой позиции. В этом случае документ можно ввести непосредственно из карточки позиции или документа, которым изменяются начисления позиции (если ведется история изменения штатного расписания).

Если требуется назначить сотруднику одновременно несколько одинаковых плановых начислений (например, одну и ту же надбавку, но с разным процентом или сроком действия), то следует воспользоваться документом Назначение планового начисления (рассмотрен далее).

Изменение аванса

Документ Изменение аванса предназначен для массового изменения аванса: всем сотрудникам организации, подразделения или произвольному списку сотрудников.

Аванс одному сотруднику может быть изменен также с помощью документов Изменение оплаты труда, Кадровый перевод.

Список сотрудников можно заполнить автоматически сотрудниками указанной организации и подразделения (если оно указано), работающими на дату изменения аванса. Состав сотрудников может быть изменен вручную.

В документе указывается способ расчета аванса, который будет установлен для всех этих сотрудников. Если аванс устанавливается суммой или процентом, то можно для всех сотрудников установить одинаковую величину, указав ее в форме по ссылке Установить размер. Размер также может быть скорректирован или указан непосредственно в таблице.

Если на дату изменения аванс установлен суммой или процентом, то в колонке Прежнее значение в справочных целях указывается соответствующий размер. Для аванса расчетом за первую половину месяца эта колонка не заполняется.

Есть возможность изменить аванс временно. Для этого можно изменить форму документа (меню Еще), включив в нее предусмотренную дату «по».

О выплате аванса см. главы Межрасчетные начисления и выплаты и Выплата зарплаты.

Перемещение в другое подразделение

Документ Перемещение в другое подразделение предназначен для регистрации в программе массового перемещения сотрудников между подразделениями, в том числе обособленными (выделенными на отдельный баланс).

Примечание

Доступно формирование приказов по унифицированной форме Т-5 (на каждого сотрудника формируется отдельный приказ).

Подработки

Внимание!

Эта возможность недоступна в базовой версии программы.

Увеличение трудовых обязанностей сотрудника в программе может регистрироваться рассмотренными выше в этой главе способами:

■ приемом сотрудника на внутреннее совместительство – создание нового сотрудника, оформление его документом Прием на работу с соответствующим видом занятости;

■ документом Совмещение должностей – назначение сотруднику по основному месту работы еще одного планового начисления.

Однако в некоторых случаях, когда работы сверх основных обязанностей могут носить массовый характер, указанные способы оформления в программе могут быть недостаточно удобны:

■ при оформлении совместительства «замусоривается» список сотрудников, изменяется штатная расстановка, требуется полноценное кадровое оформление;

■ при оформлении совмещения нет возможности назначить несколько разных начислений, характерных для замещаемой должности. Учет времени ведется по основному рабочему месту.

В связи с этим для регистрации увеличения должностных обязанностей сотрудников предусмотрена еще одна возможность – документ Назначение подработки. Им могут регистрироваться, например, совмещение должностей, замещение отсутствующего сотрудника или временное исполнение обязанностей другого сотрудника. Документ используется, если необходимо учесть одну (или все) из следующих особенностей:

■ сотрудник не должен занимать ставку по штатному расписанию;

■ учитываются все (не только входящие в ФОТ) начисления замещаемого сотрудника;

■ учитывается отработанное время отдельно от основной должности и (или) по другому графику работы.

Если имеет место исполнение обязанностей другого сотрудника, замещение отсутствующего сотрудника или аналогичная ситуация, следует указать этого сотрудника.

Должность, график работ, количество ставок и все начисления на закладке Оплата труда заполнятся автоматически в соответствии с данными выбранного сотрудника. Все параметры при необходимости можно отредактировать вручную.

Если требуется зарегистрировать совмещение должностей из списка позиций штатного расписания, и при этом в программе ведется штатное расписание, необходимо выбрать Должность по штатному расписанию. График работы и ФОТ по данной должности заполнятся автоматически, но все параметры можно отредактировать вручную.

Подработку можно назначить как бессрочно, так и на определенный срок – на этот сток у сотрудника появляется дополнительное рабочее место с соответствующими плановыми начислениями. При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов плановые начисления по подработке обозначаются отдельными строками.

Если назначенная на определенный срок подработка отменяется досрочно, то этот факт регистрируется в программе отдельным документом Прекращение подработки. Также его можно ввести для прекращения подработки, назначенной бессрочно.

В документе Табель можно указать фактически отработанное время по рабочему месту подработки. В расчетных листках, расчетной ведомости и других отчетах по заработной плате рабочее место подработки выделено как отдельная должность сотрудника.

На основании сведений из документов Назначение подработки и Прекращение подработки возможно сформировать отчет Подработки, показывающий данные о назначенных сотрудникам подработках за произвольный период.

Изменение мест работы

Для изменения основных условий оплаты труда сотрудников (плановых начислений) в программе предусмотрены рассмотренные выше документы.

Однако если на предприятии практикуются частые массовые изменения условий оплаты труда, связанные не с изменением позиции, а с изменением места работы (станка, печи и т. п.), использование этих документов может оказаться недостаточно удобным.

Поэтому в программе предусмотрена возможность изменения плановых начислений сотрудников в соответствии с особенностями оплаты труда на конкретном рабочем месте, где они выполняют работу. Возможность выбирается в настройках расчета зарплаты, и после ее выбора становится доступен документ Изменение мест работы.

В документе указывается рабочее место, на которое направляются сотрудники. Рабочие места описываются в справочнике Места работы и характеризуются начислениями, положенными при работе на данном месте.

При выборе в документе рабочего места плановые начисления сотрудника дополняются или изменяются с учетом начислений и их размеров, указанных для этого рабочего места.

Назначение планового начисления

В некоторых случаях может потребоваться назначить сотруднику одно и то же начисление несколько раз одновременно.

Например, сначала сотруднику была назначена надбавка в одном размере на некоторый период, а затем решили эту же надбавку назначить еще раз, но уже в другом размере и на другой период. С помощью рассмотренных выше документов в таком случае можно установить размер или период надбавки так, чтобы учесть это изменение.

Однако в программе имеется возможность с помощью документа Назначение планового начисления назначить несколько одновременно действующих начислений одного и того же вида для одного и того же сотрудника. В карточке такого начисления должен быть установлен флажок Поддерживает несколько одновременно действующих начислений.

Прекратить назначенное этим документом начисление можно с помощью документа Прекращение планового начисления.

Для регистрации факта прекращения (расторжения) трудового договора с сотрудником (увольнения) и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8 предназначен документ Увольнение.

С даты, следующей за датой увольнения, сотруднику не будет начисляться зарплата (прекращаются его плановые начисления), сотрудник не будет учитываться при формировании отчетности за периоды после даты увольнения.

Кроме того, документ позволяет произвести окончательный расчет с сотрудником и сформировать на его основании записку-расчет по унифицированной форме Т-61:

■ начислить положенную заработную плату за отработанную до дня увольнения часть месяца;

■ компенсировать неиспользованные дни основного отпуска, а также дополнительных отпусков, если они предоставляются в организации, либо удержать за предоставленные авансом дни;

■ начислить выходное пособие в установленных законодательством случаях;

■ сформировать ведомость на выплату начисленных сумм в межрасчетный период.

Расчет положенной сотруднику заработной платы производится так же, как он производится документом Начисление зарплаты и взносов при окончательном расчете за месяц (рассматривается в главе Расчет зарплаты и взносов).

Расчет суммы компенсации отпуска производится так же, как он производится документом Отпуск (рассмотрен в главе Отпуска, командировки и прочие отсутствия).

При необходимости начислить сотруднику выходное пособие непосредственно при увольнении следует указать количество дней (или часов, если он работал на графике суммированного учета времени). Начисление за это время будет рассчитано исходя из среднего заработка сотрудника.

Примечание

Если после увольнения сотруднику потребуется начислить сохраняемый заработок на время трудоустройства, то можно ввести документ Выплата бывшим сотрудникам на основании увольнения. Для этого в программе должна быть выбрана возможность производить выплаты бывшим сотрудникам.

Кроме того, предусмотрен документ Увольнение списком, который предназначен для регистрации увольнения нескольких сотрудников и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Увольнение.

При увольнении сотрудника имеется возможность в соответствии с законодательством сформировать справку о сумме его заработка с помощью документа Исходящая справка для расчета пособий.

Возможна ситуация, когда после увольнения сотрудника он обращается в суд о признании увольнения незаконным и суд это признает. В этом случае работодатель обязан отменить приказ об увольнении и восстановить сотрудника в должности. Время его отсутствия после незаконного увольнения может потребоваться признать временем вынужденного прогула и оплатить его в размере среднего заработка, а также компенсировать моральный вред.

Для оформления такой ситуации в программе предусмотрен документ Восстановление в должности. Он похож на документ Прием на работу. Однако помимо повторной регистрации условий, на которых сотрудник работал на момент увольнения, документ также «отменяет» кадровое событие, зарегистрированное увольнением (например, увольнение перестает отражаться в карточке Т-2).

В программе может вестись учет по нескольким организациям, и сотрудники могут перемещаться между ними: увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Перевод к другому работодателю. Он позволяет подготовить необходимые печатные формы и создать документы Увольнение по прошлой организации и Прием на работу по новой, а также нового сотрудника.

Документом не предполагается производить полноценное оформление переводов сотрудников в связи с реорганизацией (слиянием, присоединением, выделением, разделением, преобразованием) предприятия.

Примечание

В программе предусмотрена возможность регистрировать внештатных сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

Примечание

Договоры ГПХ также могут заключаться со штатными сотрудниками.

Условия договоров гражданско-правового характера, заключаемых с сотрудниками в рамках подсистемы учета зарплаты, в программе регистрируются документами Договор (работы, услуги) и Договор авторского заказа. Документы доступны, если соответствующая возможность выбрана при настройке программы.

Договор (работы, услуги) и договор авторского заказа

Документы предназначены для регистрации основных условий соответствующего договора. В качестве сотрудника может быть выбран и такой, с которым ранее уже был заключен трудовой договор.

Фактические начисления сумм вознаграждений по договору, а также НДФЛ и страховых взносов с этих сумм производятся в документе Начисление зарплаты и взносов, который заполняется автоматически в соответствии с зарегистрированными условиями договора.

Указание периода договора является обязательным. В соответствии с указанным периодом определяется стаж при автоматическом заполнении сведений персонифицированного учета для ПФР.

Оплата по договору, как правило, может производиться либо однократно по окончании договора, либо ежемесячно по актам выполненных работ, при этом каждый месяц суммы могут быть разными. Кроме того, некоторая авансовая сумма может выплачиваться ежемесячно и без оформления акта.

Если договор оплачивается первым способом (однократно в конце срока), то сумма, указанная в нем, автоматически попадает в документ Начисление зарплаты и взносов в том месяце начисления, куда входит дата окончания договора.

В этом случае печатную форму акта можно сформировать непосредственно из самого договора.

Если договор оплачивается вторым способом (по актам выполненных работ), то для фактического начисления сумм необходимо зарегистрировать специальный документ Акт приемки выполненных работ. Рекомендуется создавать этот документ на основании договора, т. к. в этом случае большинство его полей заполняются автоматически.

Наконец, если используется третий способ (в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами), то помимо общей суммы по договору можно указать также и сумму ежемесячного платежа. В этом случае при начислении зарплаты автоматически будет начисляться сумма в размере авансового платежа, а в месяце окончания договора автоматически начислится еще не выплаченный остаток (сумма по договору за вычетом всех авансовых платежей).

При исчислении НДФЛ с сумм вознаграждений по договору может применяться вычет в размере сумм понесенных расходов. При первом способе оплаты эта сумма может быть указана непосредственно в договоре, при втором – в акте. В последующем сумма вычета может быть указана или уточнена непосредственно в документе Начисление зарплаты и взносов.

В договоре можно указать особенности его отражения в учете: подразделение, на которое будут списываться затраты по этому договору, и способ отражения.

В договоре авторского заказа обязательно указывается также вид работ, от которого зависит обложение сумм вознаграждения НДФЛ и страховыми взносами.

Если организация является плательщиком ЕНВД (указывается в учетной политике), то в договоре можно указать, как относятся суммы по нему к ЕНВД, и эта информация будет использоваться при распределении страховых взносов в документе Начисление зарплаты и взносов.

Предусмотрено формирование типовой печатной формы договора.

Примечание 1

Вознаграждения по договорам гражданско-правового характера не облагаются страховыми взносами в ФСС (на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) в соответствии с законодательством, поэтому настроить их обложение иначе в программе возможности нет.

Примечание 2

Акт приемки выполненных работ

Документ предназначен для регистрации факта выполнения работ (оказания услуг) по соответствующему договору либо по договору авторского заказа. Этот факт регистрируется определенным месяцем начисления, и указанные в акте суммы автоматически начисляются в документе Начисление зарплаты и взносов этого месяца.

Ввод акта предполагается на основании соответствующего договора, в котором указано, что оплата осуществляется по акту. Если акт вводится отдельно, то помимо сотрудника (который выбирается из числа сотрудников, на которых когда-либо был введен договор) обязательно необходимо указать соответствующий договор.

Поскольку на один договор может вводиться несколько актов, то в самом акте может быть указана произвольная сумма вознаграждения и вычета к нему. В зависимости от того, все работы по договору «закрываются» актом или только их часть, имеется возможность сформировать ту или иную печатную форму акта.

Также в акте может быть определен способ отражения регистрируемой суммы в учете, отличный от указанного в договоре.

Особенности взаиморасчетов по договорам ГПХ, которые не учитываются в рамках подсистемы «Зарплата», см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Предусмотрены разнообразные отчетные формы и аналитические отчеты, например:

Личные карточки (Т-2) – унифицированная форма личной карточки сотрудника в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В настройках отчета можно указать работника кадровой службы и его должность для вывода в качестве расшифровки подписи;

Учетные карточки научных работников (Т-4) – унифицированная форма учетной карточки научного работника в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1;

Личные данные сотрудников – выводит список всех занесенных в программу сотрудников, в том числе не оформленных на работу, с указанием их основных персональных данных;

Штатные сотрудники – выводит сотрудников, работающих по трудовым договорам на дату формирования отчета. Выводятся также основные сведения об их рабочем месте;

Кадровые изменения – отчет показывает кадровые изменения с группировкой по подразделению и виду события (прием или ввод начальных данных, перемещение, увольнение) с детализацией до сотрудников. Дополнительно выводятся должность и количество занимаемых сотрудником ставок;

Свод кадровых изменений – выводит общее количество кадровых событий с группировкой по подразделениям и должностям;

Договорники – выводит список сотрудников, на которых в выбранном периоде оформлены договоры ГПХ;

Среднесписочная численность – отчет формирует сведения о среднесписочной численности сотрудников в соответствии с указаниями Росстата;

Уволенные сотрудники – выводит список сотрудников, уволенных до даты формирования отчета;

Северная надбавка – показывает северный стаж и процент надбавки на выбранную дату, в соответствии с заданными для сотрудников условиями начисления северной надбавки. Отчет доступен, если в программе есть организации или подразделения, в которых начисляется северная надбавка.

Для упрощения кадровой работы в программе предусмотрено специальное рабочее место Работа с кадрами.

Оно позволяет:

■ оформлять новых сотрудников и контролировать оформление уже созданных;

■ просматривать все уже оформленные документы и те, которые требуют дооформления;

■ оформлять новые документы по выбранному сотруднику;

■ оформлять справки и отчетные формы по выбранному сотруднику.